Freitag, 25. April 2014

Meeting – Verhaltentipps

In fast jedem Unternehmen gibt es Meetings: einmal im Monat, einmal die Woche, mit den Kollegen oder Kunden. Man trifft sich am Morgen, um den Tag vorzubesprechen, und am Abend, um ihn nachzubesprechen. Sie sollten für Produktivität und Klarheit sorgen, aber vielen halten sie für eine reine Zeitverschwendung. Der perfekte Auftritt beim Kunden und das passende Verhalten in Meetings ist aber ganz wichtig.



Einladung zum Meeting
Laden Sie die Kollegen/die Geschäftspartner zu einer Besprechung ein, dann sollten Sie eine elektronische Meetings-anfrage mit Datum, Uhrzeit, Dauer, Ort sowie Agenda der Besprechung aussenden. Wenn der Termin telefonisch vereinbart wurde, schicken Sie unbedingt noch eine Einladung per Email an alle Teilnehmer. Werden Sie dagegen zu einem Meeting eingeladen, dann sollten Sie unbedingt zu- oder absagen, damit sich der Besprechungsleiter orientieren kann.

Vorbereitung
Sorgen Sie vor dem Meeting dafür, dass alle nötigen Arbeitsmaterialien bereit liegen, wie zum Beispiel Stifte für Flipchart und Whiteboard, und funktionierender Projektor. Lesen Sie Ihre eigene Unterlagen nochmal durch und kopieren sie in ausreichender Menge. Lassen Sie auch mit der Sekretärin Wasser, Kaffee und Gebäck vorbereiten, damit Sie dies nicht erledigen müssen, wenn Ihre Gäste bereits angekommen sind.

Visitenkarten
Es ist sinnvoll, Visitenkarten bei sich zu tragen, um den Austausch von Kontaktinformationen zu erleichtern. Sie sollten aktuell sein, und weder verknickt noch schmutzig. Reicht man Ihnen eine Visitenkarte, sollten Sie diese unbedingt lesen, und sie nicht unbeachtet einstecken. Das wirkt desinteressiert. Gesprächsnotizen auf der Visitenkarte oder das Knicken ist sehr unhöflich.

Pünktlichkeit
Seien Sie immer pünktlich, sonst rauben Sie Ihren Kollegen/Kunden wertvolle Zeit. Es gilt als sehr unhöflich und wirkt unorganisiert, zu Besprechungen zu spät zu kommen. Wenn Sie doch verspätet sind, rufen Sie unbedingt an, und teilen dies mit. Stören Sie beim Eintreten die anderen nicht mit langen Ausreden. Gehen Sie leise in den Raum und sagen Sie „Entschuldigung“. Je weniger Sie stören und den Fluss der Besprechung unterbrechen, desto besser.

Handy
Das Handy soll während der Besprechung ausgeschaltet oder auf lautlos sein. Wenn Sie jedoch einen wichtigen Anruf erwarten, der nicht verschoben werden kann, dann kündigen Sie das im Vorfeld an. Es gilt als extrem unhöflich, während der Besprechung den Anruf anzunehmen. Verlassen Sie währen des Telefonats den Raum ohne weiteren Kommentar. Ansonsten erwecken Sie den Eindruck, dass der Anruf wichtiger als das Meeting ist.

Gesprächskultur, Dauer-Monologen
Als Besprechungsleiter halten Sie keine Monologe und beschränken Sie sich auf das Wesentliche. Achten Sie auf eine gepflegte Ausdrucksweise. Als Teilnehmer sollen Sie auch bei der Sache bleiben und Ihre Meinung bei der Diskussion auf den Punkt bringen. Wird ein Monolog zu lang, dann können Sie den Kollege mit einer gezielten Frage auf den richtigen Weg lenken. Beenden Sie unfruchtbare Diskussionen; Nebengespräche stören und kosten Zeit. Versuchen Sie bei den Fakten zu bleiben und lassen Sie sich nicht auf Streitgespräche ein. Wenn ein Thema zu groß ist, bilden Sie Arbeitsgruppen, die das Ergebnis beim nächsten Meeting präsentieren.


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