Montag, 7. April 2014

Tipps für effizientes Arbeiten

Wir verzweifeln oft an der Tatsache, dass ein Tag nur 24 Stunden hat. Meetings, Vorträge, dringende, unangenehme Aufgaben, die besonders viel Zeit kosten. Effizient arbeiten bedeutet, ein Ziel oder Ergebnis mit einer möglichst geringen Anstrengung zu erledigen. Zeitmanagement kann durch einigen einfachen Maßnahmen wesentlich optimiert werden. Unsere 8 Tipps zeigen, wie es geht.


1. Zeitpläne erstellen
Man ist ständig mit Meetings, Präsentationen, Arbeitsessen beschäftigt, aber die Aufgaben scheinen kein Ende zu nehmen. To-Do-Listen oder Deadlines im Kalender helfen, am wichtigsten Aufgaben als Erstes zu erledigen. Sie sollen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet werden, und mit einem Zeitplan wird klar, in welche Aufgabe man wieviel Zeit investieren möchte. Aber übervolle Tagespläne sind auch keine echte Zeitsparer, sie führen nur zu mehr Stress und Überforderung.

2. Unangenehme Aufgaben sofort erledigen
Die Kunst, Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden, ist ein Erfolgsfaktor. Fragen Sie sich selbst, welche Aufgaben sind wichtig und welche sind als dringend oder nicht dringend einzustufen. Wir tendieren oft dazu, unangenehme Aufgaben vor sich her zu schieben. Aber die anstehende Aufgabe verschwindet nicht, und je länger sie im Kopf rumschwirrt, desto größer ist der Stress. Man sollte  also diese Aufgaben gleich zu Beginn des Tages erledigen. Anschließend fühlt man sich erleichtert, wenn man das Schlimmste schon hinter sich hat.

3. Nein sagen
Wer seinen Kollegen ständig mithilft, findet am Ende keine Zeit für sich selbst. Hier gilt es auch, die wichtigen Dingen rauszupicken, und die Kollegen ab und zu freundlich abzuweisen. Das sorgt für mehr Zeit, weniger Belastung  und für ein besseres Selbstbewusstsein.

4. Pause nicht vergessen
Eine kurze Pause in der Arbeit, ein Tee oder Kaffee, ein Plausch mit den Kollegen – sie geben dem Workflow den nötigen Energie-Kick. Wer auf seine Pausen verzichtet, um abends schneller nach Hause zu gehen, handelt kontraproduktiv. Geben wir also für den Körper und Geist tagsüber eine Pause, um die Konzentration zu fördern.

5. Arbeitsplatz ordnen
Strukturierte Arbeit spart Zeit und Nerven, man kann effektiv und zeitsparend arbeiten. Mit der Ordnung auf dem Schreibtisch herrscht auch Ordnung im Kopf. Die sogenannte 5S-Methode kann helfen: Sortieren, Setzen (Anordnen), Sauberkeit, Standardisierung und Selbstdisziplin.

6. Ablenkungen minimieren
Von produktiver, fokussierter Arbeit kann uns vieles abhalten, z.B. Telefonklingeln, ständig neue E-Mails, Nachrichten auf Facebook. Bei der Ablenkung können wichtige Ideen verloren gehen, und man soll dann alles wieder von Anfang an durchdenken. Also schalten wir das Handy aus, beenden wir das E-Mail-Programm und konzentrieren wir auf die gegebene Aufgabe.

7. Zeit für sich und Freunden nehmen
Eine Verabredung mit sich selbts sollte auch fest im Kalender stehen. Sport, Wellness, ein gutes Buch oder ein Spaziergang füllt die leeren Batterien und stärkt das Wohlbefinden. Freundschaften außerhalb der Arbeit tun die Seele auch gut, sie darf man nicht vergessen zu pflegen. Ein schönes Glas Wein oder ein Bier mit dem besten Freund oder der besten Freundin hilft die Stress abzubauen.

8. Positiv denken

Positive Gedanke haben noch Keinem geschadet. Die Arbeit geht viel leichter, wenn man den Tag mit einer positiven Einstellung anfängt, und ist ihm bewusst, Mensch und nicht Maschine zu sein. Man muss akzeptieren, dass nicht immer alles nach Plan läuft und Keiner ist unbefehlbar.

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