Mittwoch, 22. Juni 2016

E-Mails im Berufsalltag – Tipps für eine effiziente Kommunikation

E-Mails haben sich mittlerweile auf allen Ebenen als bevorzugte Art der Kommunikation durchgesetzt. Milliarden von ihnen werden täglich über die verschiedensten Dienste verschickt. Vor allem im Beruf fühlt es sich daher für viele von uns so an, als würden wir in der Email-Flut regelrecht versinken. Nach den praktischen Tipps zu Berufstelefonaten, frischen wir diesmal Ihre Kenntnisse über den effizienten Einsatz von Emails im Beruf auf, damit Sie in Ihrer Inbox möglichst nie den Überblick verlieren!



1. Sortieren Sie Ihre Mails. Legen Sie sich in Ihrem Email-Client immer für jedes Projekt/ jede Aufgabe einen eigenen Ordner ein, in dem Sie alle Mails zu diesem Thema speichern. So müssen Sie nie lange nach der passenden Information suchen.

2. Legen Sie eines oder mehrere tägliche Zeitfenster ein für die Bearbeitung eingegangener Mails und halten Sie sich strikt daran. So können Sie sich auf die Erledigung Ihrer Aufgaben konzentrieren und bleiben trotzdem am Ball der neuesten Entwicklungen.

3. Bestellen Sie alle Newsletter ab, die Sie eigentlich nie lesen. Sie nehmen nur unnötigen Platz in Ihrer Inbox ein.

4. Markieren Sie die Mails nach Prioritäten, damit Sie nicht unnötig unter Zeitdruck geraten und immer wissen, was als nächstes erledigt werden muss. Dauert die Bearbeitung einer Mail aber unter fünf Minuten, dann erledigen Sie die Aufgabe sofort, damit sich nicht unnötiger Ballast in der Inbox ansammelt.

5. Achten Sie beim Verfassen von E-Mails auf gute Betreffzeilen. Ihre Kollegen und Geschäftspartner werden Ihnen für aussagekräftige Betreffzeilen nicht nur dankbar sein, sie werden auch auf den ersten Blick wissen, um was sie ersucht bzw. über was sie informiert werden. Und, falls es eine gibt, dann schreiben Sie am besten auch die Deadline in die Betreffzeile. Nicht nur Sie ordnen Ihre Mails nach Prioritäten!

6. Formulieren Sie knapp, aber deutlich. Lesen Sie Ihre Mail vor dem Abschicken immer sorgfältig durch und überlegen Sie genau, ob Sie als Empfänger immer noch alles verstehen würden. Knappe Formulierungen haben die Tücke, dass sie auch durchaus wichtige Informationen auslassen können. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass der Empfänger Ihre Gedanken lesen kann!


7. Nehmen Sie nicht zu viele andere, bzw. unnötige Adressen in CC und BCC auf. Damit sorgen Sie nur für Verwirrung beim Empfänger.

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