Montag, 23. Januar 2017

Deadlines locker einhalten – auf die richtigen Schritte kommt es an

Wundern Sie Sich auch manchmal, wie Ihre beruflichen Vorbilder oder auch manche der Kollegen scheinbar mühelos mit der Einhaltung von Deadlines umgehen können, während Sie meistens unter Zeitdruck geraten? Die gute Nachricht – Studien belegen, dass der Großteil der Menschen erst unter extremen Zeitdruck richtig produktiv wird. Die Kollegen, die Sie beneiden, also auch. Dass diese dabei aber eine gute Figur machen und sich den Stress nicht anmerken lassen, liegt möglicherweise daran, dass sie ein paar grundlegende Prinzipien befolgen. Diese stellen wir Ihnen in den folgenden Schritten vor.


1. Haben Sie keine Angst davor, nein zu sagen. Sie haben schon genug zu tun für zwei, aber weil Sie so tüchtig sind, tritt der Chef mit einer weiteren Aufgabe an Sie heran. Sagen Sie in diesem Fall auf der Stelle zu, machen Sie womöglich einen großen Fehler, denn Ihnen fehlt schlicht die Zeit für die neue Aufgabe. Sagen Sie deshalb in solchen Situationen immer höflich nein und weisen Sie Ihren Chef auf die mangelnde Zeit hin. Will er dennoch, dass Sie sich um die neue Aufgabe kümmern, muss er woanders für Entlastung sorgen.

2. Klären Sie die Erwartungen der anderen Seite. Was ist das genaue Ergebnis, das von Ihnen erwartet wird? Wenn es Ihnen aus der Beschreibung Ihres Gegenübers nicht ganz klar ist, dann fragen Sie gezielt nach, damit Sie einschätzen können, ob der Ihnen dafür gewährte Zeitrahmen ausreichend ist. Gehen Sie bei Ihrer Schätzung realistisch vor und sagen Sie auch, wenn Sie mehr Zeit benötigen. Noch ist die Deadline möglicherweise nicht in Stein gemeißelt und man kann auf Ihre Vorschläge eingehen.

3. Halten Sie die vereinbarten Termine schriftlich fest. Sind Sie sich mit Ihrem Vorgesetzten über den Abgabetermin einig, halten Sie diesen auf jeden Fall schriftlich und, am besten, sichtbar für Sie fest. Schon allein die Tatsache, dass Sie den Termin in Ihrem Kalender sehen, wirkt sich schon positiv auf Ihre Motivation aus.

4. Zerlegen Sie die Aufgabe in Teilschritte. Sie kennen das Ziel Ihrer Aufgabe und auch den Termin, bis zu dem sie erledigt werden muss. Überlegen Sie und teilen Sie diese Aufgabe in mehrere Teilschritte ein, mit eigenen Deadlines, die Sie sich selbst setzen. Das Erreichen dieser Teilziele wird sich zum Weitermachen animieren.

5. Planen Sie immer einen Puffer ein. Laut einer alten Weisheit dauert alles doppelt so lange, wie geplant. Nun, soweit muss und sollte es im Regelfall nicht kommen, doch Unvorhergesehenes kann immer eintreten. Lassen Sie sich also immer einen Zeitpuffer in der Planung, damit auch diese Fälle hoffentlich abgedeckt werden.

Und sollte es tatsächlich einmal so weit kommen, dass Sie selbst bei sorgfältigster Planung einmal einen Abgabetermin nicht einhalten können, raten wir Ihnen, diese Information so schnell wie möglich an Ihre Vorgesetzten weiterzugeben, damit diese, zusammen mit Ihnen, die nötigen Schritte zur Minimierung des Schadens ergreifen können.

1 Kommentar:

  1. Do you know the purpose of your problem, as well as the period within which it must be done. Consider and share this task in several stages.

    AntwortenLöschen